Hier finden Sie Spesen, Zuschläge und Abwesenheitszeiträume Ihrer Mitarbeiter.
Gesamtübersicht: Alle Mitarbeiter mit Spesen und Zuschlägen des Auswertungszeitraums
Details Mitarbeiter: Abwesenheiten für den gewählten Mitarbeiter nach Tagen zusammengefasst
Details Abwesenheit: Einzelnen Zeiträume der Abwesenheit mit Möglichkeit zum Bearbeiten und Hinzufügen manueller Einträge
Gesamtübersicht
Tabelle listet alle Mitarbeiter mit Stammdaten, Datenstatus und Spesendaten.
Datenstatus:
vollständig und korrekt hinterlegt
unvollständig/fehlerhaft, mögliche Ursachen (abgebildet im Tooltip):
"Mitarbeiteradresse nicht auflösbar"
„Unternehmensadresse nicht auflösbar“
„Signierte Daten (Containerdaten) fehlen“
Spesendaten:
für festgelegten Auswertungszeitraum (ändern: Klick auf )
basieren auf in den Grundeinstellungen festgelegten Spesensätze und Zuschlägen
Spesen: Summe der Verpflegungsmehraufwände und Übernachtungspauschalen für alle Abwesenheiten im Auswertungszeitraum
Zuschläge: Gesamtzuschläge, getrennt nach Vergütung (Geldbetrag oder Stunden)
davon steuerpflichtig: Differenz zum steuerfreien Pauschalbetrag
Die Tabelle kann als csv- oder pdf -Dokument exportiert werden, klicken Sie dazu auf Export .
Details Mitarbeiter
Hier finden Sie die Abwesenheitsdaten eines Mitarbeiters im Auswertungszeitraum:
Kalender: Abwesenheitstage blau markiert Tabelle: für jeden Tag
Abwesenheitsdaten: Dauer, Beginn, Ende inkl. Zeitpunkt, Ort
Spesendaten: Spesen und Zuschläge für die Abwesenheit
Zeitstrahl: mit Aktivitäten des Fahrers eines Tages (durch Klick auf das Datum öffnen)
Zeitstrahl:
Im Zeitstrahl sind die Aktivitäten des Mitarbeiters am jeweiligen Tag über den Uhrzeiten abgetragen.
Jede Aktivitäts- bzw. Verstoßart ist anders dargestellt, z.B.: Lenk-, Arbeits-, Ruhezeit Sozialverstoß Die vollständige Legende finden Sie unterhalb des Zeitstrahls.
Export:
Zum Export der Tabelle auf das Export-Icon klicken und Format auswählen:
pdf-Dokument
csv-Dokument
Im Export finden Sie eine zusätzliche Spalte, die Nachtstunden (Abwesenheitszeiten zwischen 20:00 und 06:00) angibt:
Details Abwesenheit
Hier finden Sie die Aktivitäten eines Abwesenheitszeitraums. (Beispiele zur Eintragung eintägiger, mehrtägiger Abwesenheitszeiträume (& ihrer Aktivitäten) finden Sie unten)
Zeitraum erweitern: angezeigten Zeitraum durch Klick auf den Button oberhalb/unterhalb der angezeigten Abwesenheiten vergrößern
Aktivität bearbeiten: Aktivitäten der Abwesenheitszeiträume werden vom System automatisch erfasst und mit Zeitpunkt, Land und (falls GPS-Daten vorhanden) Standort eingetragen. Nachträglich können (außer des Zeitpunkts) alle Daten bearbeitet werden.
Aktivität anlegen (löschen): Sie können auch manuell Aktivitäten eines Abwesenheitszeitraums ergänzen.
/
Aktivität vor/nach einer bereits vorhandenen Aktivität einfügen
Zeitpunkt (nach dem einfügen) ggf. anpassen
Aktivität löschen
Änderungen speichern: Button links unten klicken!
Aktivitäten
Automatisch erfasste Aktivitäten:
Name
Abwesenheit
Erfassung
Daten
Beispiel
Aufenthalt bei Privat-Wohnung
unterbrochen
GPS-Position beim Wohnort*
GPS-Daten
Mittag zuhause
Aufenthalt bei erster Tätigkeitsstätte
unterbrochen
GPS-Position beim Unternehmenssitz*
GPS-Daten
Termin im Unternehmen
Beginn der auswärtigen Tätigkeit
wieder-aufgenommen
Schichtstart
Tachodaten
Dienstreise begonnen
Ende der auswärtigen Tätigkeit
beendet
Schichtende
Tachodaten
Dienstreise beendet
* im 3km-Umkreis zur in den Stammdaten hinterlegten Adresse
Manuell ergänzbare Aktivitäten:
Name
Abwesenheit
Beispiel
Kostenfreie, auswärtige Übernachtung
Keine Anrechnung der Übernachtungspauschale
Übernachtung im Fahrzeug
Kostenpflichtige Übernachtung
Anrechnung der Übernachtungspauschale
Übernachtung im Motel
Private Anfahrt
wiederaufgenommen (Verlängerung)
Fahrt mit Privatfahrzeug vor Schichtbeginn zum Standort des Schichtfahrzeugs
Private Rückfahrt
Verlängerung WICHTIG: Endzeitpunkt angeben!
Fahrt mit Privatfahrzeug nach Schichtende vom Standort des Schichtfahrzeugs zum Wohnort
Beispiel eintätige Abwesenheit
Tagesablauf
07:30
Max Müller ist mit seinem Privatfahrzeug zur Werkstatt gefahren, wo das Fahrzeug mit dem er seine erste Tour heute fahren soll, steht.
07:55
Er mit dem Fahrzeug von der Werkstatt los und steckt seine Fahrerkarte
07:55 - 10:00
Er holt die Ware bei einem externen Lieferanten ab und verteilt Sie an die Kunden der Tour
10:00 - 10:15
Max Müller fährt zur Firma um das Fahrzeug zu wechseln mit der er die nächste Tour fahren wird
10:15 - 13:10
Er hat seine 2. Tour beendet und fährt nachhause um Mittag zu essen
13:40 - 16:25
Er fährt die 3. Tour des Tages und stellt das Fahrzeug wieder auf dem Firmenhof ab
16:30 - 17:00
Max Müller wird von einem Kollegen zur Werkstatt und seinem Fahrzeug mitgenommen
Eintrag in den Spesen
Der Abwesenheitszeitraum würde sich aus folgenden Aktivitäten zusammensetzen:
07:30
Private Anfahrt
manuell zu ergänzen
07:55
Beginn der auswärtigen Tätigkeit
automatisch erfasst
10:00
Aufenthalt bei erster Tätigkeitsstätte
automatisch erfasst
10:15
Beginn der auswärtigen Tätigkeit
automatisch erfasst
13:10
Aufenthalt bei Privat-Wohnung
automatisch erfasst
13:40
Beginn der auswärtigen Tätigkeit
automatisch erfasst
16:25
Ende der auswärtigen Tätigkeit
automatisch erfasst
17:00
Private Rückfahrt
manuell zu ergänzen
Berechnete Spesen: 12€ (mehr als 8h Abwesend)
Beispiel mehrtätige Abwesenheit
Tagesablauf
Tag 1
08:00
Max Müller fährt mit dem LKW Richtung Italien los
Tag 1
07:55
Max Müller überquert die Grenze zu Österreich
Tag 2
00:30
Max Müller überquert die Grenze zu Italien
Tag 2
01:00
Max Müller übernachtet in einem Motel
Tag 2
20:00
Max Müller schläft in seinem LKW
Tag 3
21:00
Max Müller schläft in einer vom Unternehmen zur Verfügung gestellten Unterkunft
Tag 4
18:30
Max Müller überquert die Grenze zu Österreich
Tag 4
22:00
Max Müller übernachtet in einem Motel
Tag 5
10:30
Max Müller überquert die Grenze zu Deutschland
Tag 5
16:30
Max Müller stellt sein Auto auf dem Firmenhof ab
Eintrag in den Spesen
Der Abwesenheitszeitraum würde sich aus folgenden Aktivitäten zusammensetzen:
Gesamtübersicht: Alle Mitarbeiter mit Spesen und Zuschlägen des Auswertungszeitraums
Details Mitarbeiter: Abwesenheiten für den gewählten Mitarbeiter nach Tagen zusammengefasst
Details Abwesenheit: Einzelnen Zeiträume der Abwesenheit mit Möglichkeit zum Bearbeiten und Hinzufügen manueller Einträge
)
-Dokument exportiert werden, klicken Sie dazu auf Export 
.
Lenk-, 
Arbeits-, 
Ruhezeit
Sozialverstoß
oberhalb/unterhalb der angezeigten Abwesenheiten vergrößern
/
links unten klicken!