Übersicht alle Mitarbeiter

Hier werden alle Mitarbeiter (die für den gewählten Zeitraum aktiv waren) abgebildet. Pro Mitarbeiter kann eine Detailseite geöffnet werden. Ein Fahrer kann dabei grün (es liegen für den Auswertezeitraum alle Daten vor – es liegen bis zum Ende des Auswertezeitraums Tachodaten vom Auslesen vor) oder rot (es liegen für den Zeitraum nicht alle Daten vor – es liegen nicht bis zum Ende des Auswertezeitraums Tachodaten vom Auslesen vor, d.h. die Containerdaten wurden vermutlich noch nicht ausgelesen) markiert sein.

Der Auswertezeitraum kann im Filterbereich über die KalenderControls oder eine manuelle Eingabe festgelegt werden, spezielle Mitarbeiter können über das Freitext-Suchfeld und deaktivierte Mitarbeiter über die entsprechende Checkbox angezeigt werden.

Um die Anzeige zu aktualisieren „Spesen berechnen“ anklicken.

In den Spalten der Tabelle finden Sie:

  • Angaben zum Mitarbeiter (Name, Mitarbeiternummer und zugeordnete Kostenstelle)
  • (Für den gewählten Abwesenheitszeitraum:)
  • die Gesamtzahl der Tage an denen Abwesenheit hinterlegt ist
  • die Gesamtsumme der Spesen (ergibt sich aus den definierten Verpflegungsmehraufwänden und ggf. Übernachtungspauschalen für alle Abwesenheiten im Auswertezeitraum)
  • der Betrag der davon steuerpflichtig ist (ergibt sich aus individuellen Spesensätzen, wenn der steuerfreie Pauschalbetrag überschritten wird)
  • Zuschläge in € (Gesamtgeldbetrag, der durch Zuschläge berechnet wird)
  • Zuschläge in Stunden (Gesamtarbeitszeit, die durch Zuschläge gutgeschrieben wird

Sie können die Tabelle als Excel-Dokument exportieren, klicken Sie dazu auf das Export-Icon .

In diesem Export finden Sie zusätzlich alle (in den Grundeinstellungen) individuell angelegten Zuschläge in gesonderten Spalten mit jedem Mitarbeiter zugeordneten Beträgen.

Detailseite eines Mitarbeiters

Durch Klick auf das Bearbeiten Icon kommt man auf die entsprechende Detailseite des Mitarbeiters.

Der eingestellte Zeitraum entspricht dem auf der vorherigen Seite ausgewählten, und wird in der Kalenderansicht oberhalb der Tabelle dargestellt.

Tage mit Abwesenheit sind dabei blau markiert.

In der Tabelle sind die einzelnen Tage des Auswertezeitraums mit Gesamtdauer der Abwesenheit zugeordnet, sowie die berechneten Spesen und Zuschläge (s. Tabelle mit allen Mitarbeitern) aufgeführt.

Wenn Sie auf das Datum in der Tabelle klicken, öffnet sich in einem Fenster die grafische Darstellung der Timeline des Fahrers für den jeweiligen Tag.

Sie können die Tabelle als Excel-Dokument exportieren, klicken Sie dazu auf das Export-Icon . Geben Sie im sich öffnenden Fenster die E-Mail- Adresse an, an die der Download-Link für den Export versendet werden soll. In diesem Export werden auch die Nachtstunden (Abwesenheitszeiten zwischen 20:00 und 06:00), sowie die individuell unter Grundeinstellungen>Zuschläge angelegten Zuschläge, in einer extra Spalte ausgewiesen.

Einzelner Tag

Wenn man auf das Bearbeiten Icon vor einem Einzelnen Tag geht, öffnet sich ein Fenster, in dem man die Details des Abwesenheitszeitraums/der Abwesenheitszeiträume, die für den Tag gelten einsehen und bearbeiten kann.

Um vorhergehende oder nachfolgende Zeiträume anzusehen klicken Sie auf den Button jeweils oberhalb oder unterhalb.
Grundsätzlich werden Abwesenheitszeiträume vom System automatisch erfasst. Dabei werden Land und ggf. Standort (nur bei vorhandenen GPS-Daten) automatisch übermittelt.
Sie können Sie auch manuelle Abwesenheitszeiträume festlegen und Aktivitäten integrieren, in dem Sie eine neue Aktivität hinzufügen (siehe "Neue Aktivität"). 

Für alle Einträge (auch automatisch erfasste) können Sie die Aktivität, das Land den Standort und die Bemerkung jederzeit ändern. Manuell eingetragene Aktivitäten können Sie auch löschen oder den Zeitraum bearbeiten.

Neue Aktivität

Möchten Sie eine neue Aktivität manuell einfügen, klicken Sie an einer beliebigen Stelle auf „Zeile davor“ oder „Zeile danach einfügen“.

Es erscheint eine neue Zeile in der Sie den genauen Zeitraum festlegen können. Klicken Sie dazu auf das Bearbeiten-Symbol.

Hier können Sie Datum und Uhrzeit der Aktivität definieren, die Sie hinzufügen möchten. Um die Eingabe zu Übernehmen Wählen Sie Speichern.

Jetzt können Sie die Aktivität auswählen. Folgende Aktivitäten stehen Ihnen dabei zur Verfügung:

Name Bedeutung im System Beispiel Automatische Erkennung
Beginn der auswertigen Tätigkeit Start der auswertigen Tätigkeit Der Fahrer hat seine Dienstreise begonnen und das Firmengelände verlassen Ja (bei Schichtstart – bisher nur für Tachodaten)
Private Anfahrt Verlängerung der auswertigen Tätigkeit Der Fahrer ist mit dem Privatfahrzeug eine halbe Stunde vor der Schicht zum Standort des Fahrzeugs mit dem er die Schicht begonnen hat gefahren Nein
Aufenthalt bei Privat-Wohnung Unterbrechung der Auswärtigen Tätigkeit (bis Auswärtige Tätigkeit wieder aufgenommen wird: Beginn auswertige Tätigkeit/private Anfahrt) Der Fahrer ist zum Mittagessen nachhause gefahren Ja (bei Position im 3km Umkreis zum Wohnort des Mitarbeiter der in den Stammdaten hinterlegt ist - nur bei vorhandenen GPS-Daten)
Aufenthalt bei erster Tätigkeitsstätte Unterbrechung der Auswärtigen Tätigkeit (bis Auswärtige Tätigkeit wieder aufgenommen wird: Beginn auswertige Tätigkeit/private Anfahrt) Der Fahrer hatte einen einstündigen Termin im Unternehmenssitz Ja (bei Position im 3km Umkreis zum Unternehmenssitz der in den Stammdaten hinterlegt ist - nur bei vorhandenen GPS-Daten)
Ende der auswertigen Tätigkeit Beendung der auswertigen Tätigkeit Für den Fahrer ist von der Dienstreise zum Firmengelände zurückgekehrt Ja (bei Schichtende – bisher nur bei Tachodaten)
Private Rückfahrt Verlängerung der auswertigen Tätigkeit WICHTIG: Geben Sie hier das Ende der privaten Rückfahrt an, damit der Zeitraum der Rückfahrt mit zum Zeitraum der auswärtigen Tätigkeit gerechnet wird Der Fahrer ist mit dem Privatfahrzeug eine halbe Stunde nach Ende der Schicht vom Standort des Fahrzeugs mit dem er die Schicht beendet hat nachhause gefahren Nein
Kostenfreie auswertige Übernachtung Keine Ergänzung der Übernachtungspauschale Der Fahrer hat in seinem Fahrzeug übernachtet Nein
Kostenpflichtige Übernachtung Ergänzung der Übernachtungspauschale Der Fahrer hat in einem Motel übernachtet Nein

 

Außerdem können Sie definieren in welchem Land Sie die Aktivität ausgeführt haben (Einfluss auf die Berechnung des Spesensatzes). Wenn Sie möchten können Sie außerdem noch den Standort und eine Bemerkung anfügen – klicken Sie dazu auf das Bearbeiten Symbol in der entsprechenden Zelle. Um die Daten zu speichern klicken sie im Fenster rechts unten auf „Speichern“. Die Aktivität wird dann automatisch in an die zeitlich richtige Stelle sortiert.